DIAN: RUT y MUISCA

Todo país necesita un organismo que se encargue de la administración tributaria y aduanera. En Colombia esto es una tarea de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que también se conoce por sus siglas como DIAN. Hoy te hablaremos sobre esta institución, sus funciones y los trámites que puedes realizar en ella.

¿Qué es la DIAN?

Como ya mencionamos, la DIAN o Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales, es un organismo colombiano encargado de la administración tributaria dentro del país. Fue fundada en 1993, con la fusión de otras dos instituciones: La Dirección de Impuestos Nacionales (DIN), y la Dirección de Aduanas Nacionales.

Las funciones de la DIAN se basan en la recolección y administración de los impuestos, como también el vigilar la actividad aduanera. Como organismo, la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales, tiene autonomía presupuestaria y administrativa. Además, posee un patrimonio propio; y se encuentra adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El objetivo principal de esta institución es garantizar la seguridad fiscal de Colombia; y proteger el orden público nacional.

¿Qué es el RUT?

Entre los términos más usados dentro de la DIAN, encontramos el RUT. El cual es un mecanismo de identificación utilizado por el organismo, para ubicar a los individuos con actividad económica dentro del país. El Registro Único Tributario, conocido por sus siglas simplemente como RUT. Se encarga de clasificar y resguardar los datos de los ciudadanos con participación económica dentro de la sociedad. Este registro es esencial debido a que facilita la recolección de impuestos.  La inscripción dentro de DIAN y la expedición del RUT son obligatorias para permitir que se desarrollen actividades económicas dentro de Colombia.

DIAN Muisca

Dentro de la DIAN, existe un modelo de gestión, que ayuda al organismo a cumplir con su misión y visión; además de ayudar a la mejora de sus funciones como recolectar y a administrar los tributos. A este se le conoce como Modelo Único de Ingresos, Servicio y Control Automatizado (MUISCA). Se caracteriza por basarse en unos principios, los cuales son: viabilidad, trascendencia, integridad y unidad.

A través del MUISCA, la DIAN realiza una serie de operaciones o trámites electrónicos. Estos van desde la solicitud a la inscripción al RUT. Entre otros servicios relacionados con el Registro Único Tributario, como: solicitud de actualización, consulta, actualización de datos.

¿Cómo ingresar al MUISCA?

Para realizar los trámites que ya mencionamos, necesitas tener una cuenta dentro del MUISCA e ingresar en ella. Para hacer esto, lo único que necesitas hacer es lo siguiente:

  • Ingresa a la página web oficial del DIAN.
  • Ve al apartado de Servicios Informáticos Electrónicos.
  • Lee cuales son los requisitos tecnológicos necesarios para los servicios de MUISCA.
  • Créate un usuario, esto en caso de que no hayas sido seleccionado por la DIAN para un certificado digital. Si ya fuiste seleccionado, ya posees una cuenta, la cual se creó de forma automática al elegirte.
  • Coloca una contraseña, así habilitas la cuenta.
  • Al hacer esto, se te activa tu cuenta en todos los servicios electrónicos disponibles dentro del MUISCA. Para ingresar a todos, sólo debes colocar tu nombre de usuario y la clave que proporcionaste.

Portal DIAN

La DIAN al igual que muchos otros organismos e instituciones colombianas, ha adaptado sus servicios a las necesidades de la población. Por eso ha creado un portal web desde donde los ciudadanos pueden realizar trámites y operaciones con sólo ingresar a una plataforma a través de internet. Desde este portal web, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales les facilita a sus usuarios el declarar impuesto y solicitar el RUT.

A pesar de haber presentado algunas fallas técnicas en años anteriores; el portal web de la DIAN está en constante evolución. Esto para mejorar su funcionamiento, y que los usuarios lo puedan utilizar con mayor facilidad. Accediendo sin inconvenientes a todos los servicios, operaciones y trámites que la página tiene a disposición del usuario. Entre los sus últimos agregados encontramos la solicitud e inscripción del RUT. La cual se colocó desde principios del mes de Septiembre del 2020. Antes de esto, se había añadido la posibilidad de que las personas naturales hicieran la declaración de los impuestos.

Solicitar e Inscribirse en el RUT

El trámite de registro en el RUT es totalmente gratuito, además, no necesita de renovación; a menos que se tenga que modificar la actividad económica, u otra razón especial como cambio de nombre. Como ya mencionamos, esta es una operación que se puede realizar a través del portal web de la DIAN. Para hacerlo sólo necesitas seguir los siguientes pasos:

Paso 1

Ve a la página web oficial de la DIAN. Cuando estés dentro de ella, ingresa en el apartado de RUT y Firma electrónica. Esto te mostrará otras opciones, selecciona la de Inscripción en el RUT.

Paso 2

Esta última selección te mostrará otras opciones. Pues existen distintos tipos de inscripciones, las cuales varían dependiendo de las necesidades del usuario, debes escoger la que más te convenga. A continuación te enseñaremos cuales están:

  • Persona Natural o Asimilada: Son todos aquellos individuos cuyas actividades económicas estás excluidas del IVA, o no se consideran mercantiles.
  • Persona Natural: Esta personalidad no tiene la obligación de inscribirse dentro de la cámara de comercio. Es de uso común dentro de la población.
  • Persona Jurídica o Asimilada: Aquellos que no necesitan registrarse dentro de la cámara mercantil o de comercio.
  • Personas en la Cámara de comercio: Son aquellos que necesitan estar inscritos dentro del registro mercantil y tener un certificado dentro de la cámara de comercio.

Selecciona la opción que vaya con tus necesidades y obligaciones.

Paso 3

Terminado lo anterior, debes escoger qué tipo de documento de identificación utilizarás, esto hará que aparezca un formulario. Rellénalo, y adjunta tu cédula de identidad. Con todo listo, procede a presionar en “continuar”.

Para verificar si la información que proporcionaste es correcta, el sistema generará tres preguntas de validación. Estas ayudaran no sólo a garantizar la seguridad del proceso, sino que también autentificará los datos. Responde estas preguntas y presiona la opción de “verificar”.

Paso 4

Si lo que respondiste es correcto, se abrirá una nueva pestaña con un formulario llamado Registro único Tributario 001. Esto habilitará una la primera página del formulario, responde correctamente, porque en caso de no hacerlo, se bloqueará el ingreso.

Paso 5

Rellena el formulario correctamente, sin errores. Al terminarlo, debes presionar la opción de “borrador”, y verifica el número que le proporcionaron al documento. Modifica los datos en caso de ser necesario y luego procede a confirmar el envío.

Paso 6

Hecho lo anterior, pasa a adjuntar los documentos necesarios como una copia de la cédula de identidad. Presiona “continuar” otra vez, con esto terminado, el proceso te enviará un mensaje de que culminó exitosamente; y se mostraran los documentos que adjuntaste. Presiona “cerrar” la ventanilla con el aviso.

Paso 7

Al cerrar esta ventana, aparecerá el formulario en formato PDF. Para verlo, deberás crear una contraseña y luego confirmarla.

Paso 8

Con todo lo anterior listo, el sistema enviará al correo electrónico que proporcionaste como información personal, la versión  en PDF de tu RUT.

Citas del RUT en la DIAN

Para tramitar el RUT a través de las oficinas de la DIAN, es necesario que se programe con anterioridad una cita. Esto se hace de la siguiente forma:

Paso 1

Ingresa a la página web que la DIAN dispuso para este trámite a través de este enlace. Dentro de este portal, habrá un formulario con una serie de apartados que debes rellenar con tu información. Algunos de estos campos son obligatorios.

Paso 2

Procura que la información que proporciones sea totalmente verdadera. Entre los datos que deberás dar, están los siguientes:

  • Tipo de persona, si natural o jurídica.
  • Tipo y número de documento de identidad.
  • Nombres y apellidos.
  • Formas de contacto, teléfono móvil y correo electrónico.
  • Dirección de tu domicilio.

Paso 3

Cuando rellenado todos los campos obligatorios, pasa a hacer la verificación captcha. Y selecciona la opción de “Solicitar”.

Paso 4

Al terminar la solicitud, el sistema enviará un aviso con las fechas disponibles. Es importante que sepas, las citas siempre se registra en el mes en el que se hace la solicitud. Cierra el aviso pasa a hacer la selección del día, los que estén disponibles aparecerán en verde, las que no lo estén en gris, y la que selecciones cambiará a azul.

Después de escoger el día, debes hacer lo mismo con la hora, al igual que en el caso anterior, aparecerán tanto los horarios disponibles como los que no en colores distintos (verde y gris, correspondientemente).

Paso 5

Después de haber establecido el día y el horario de la cita, pasa a confirmar todos los datos.  Dale clic en aceptar y ya se habrá agendado tu cita.

Consulta  de RUT

Tienes dos opciones para consultar tu RUT, la primera es acudiendo a alguna de las oficinas del organismo; la segunda es más sencilla, hacerlo desde su página web. A su vez, esta consulta se puede realizar de dos modos, utilizando tu número de cédula o tu NIT. Recomendamos en uso de la cédula debido a que es más segura. A continuación te mostraremos como hacerlo:

Paso 1

Ingresa a la página web oficial de la DIAN, puedes hacerlo desde cualquier dispositivo móvil con acceso a internet. Preferiblemente desde un computadora, a través del navegador de tu preferencia. Asegúrate de estar en la página correcta, también puedes acceder a ella por medio de este enlace.

Paso 2

Dentro del portal encontrará una barra de color verde con todas las opciones de los servicios. Selecciona el “Transacción”, esto, a su vez te mostrará otras cinco opciones, escoge la de “usuario registrado”.

Paso 3

Ya dentro de la opción que seleccionaste, debes escoger qué documento tienes, si una cédula de ciudadanía o extranjería. Escribe tu número de cédula y posteriormente la contraseña que creaste al momento en el que te registraste como un usuario.

Paso 4

Al haber completado el paso anterior, se abrirá una nueva página, esta vez con tu usuario.  Para consultarlo sólo tienes que presionar en la opción de “obtener copia RUT”. Puedes abrir el documento, descargarlo y luego imprimirlo, según tus necesidades.

Actualización de RUT

A diferencia de otros organismos parecidos dentro de otros países, en la DIAN, trámites como la renovación del RUT no son necesarios. Aunque, sí se pueden realizar la actualización del documento, esto en caso de que el individuo necesite modificar la información en él. A pesar de que dentro la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se pueden realizar operaciones relacionadas con el Registro Único Tributario; existen algunas actualizaciones que sólo se pueden realizar de forma presencial.

Este documento se puede actualizar un mes después de haberse registrado la última modificación.  En caso de que se necesiten cambiar datos relacionados a la identidad del usuario, o cualidades aduaneras, la actualización se tiene que hacer a través de una de las oficinas del organismo. Para hacerlo es necesario que lleves los documentos necesarios para avalar los cambios. La información que se puede modificar a través de internet es la siguiente:

  • Datos de ubicación o contacto, como cambios en la dirección de la residencia, teléfono, código postal o correo electrónico.
  • Nueva actividad económica o adición de una.
  • Notificación de responsabilidades como pago de renta, INC, IVA y otros.
  • Cambios de los datos de las páginas 2,3,5 y 6 de la matrícula mercantil.

Con esto ya aclarado, para poder actualizar o modificar los datos de tu RUT desde la página web del DIAN, tienes que hacer lo siguiente:

Paso 1

Ingresa al portal MUISCA de la DIAN. Puedes acceder con tu nombre propio y la contraseña que creaste anteriormente si eres una persona natural; y en caso de ser una jurídica, hazlo con tu NIT.

Paso 2

Al colocar tu usuario, se abrirá una nueva pestaña, en el menú principal, busca en este la opción de “Actualizar RUT”,  la cual tiene un ícono en color verde. Luego pasa a presionar en “continuar”.

Paso 3

Hecho lo anterior, el sistema abrirá otra pestaña y te enviará un aviso de cuáles son las modificaciones que puedes hacer. Para actualizar tu RUT, presiona la opción de “Cargar documento”. Cambia los datos que deseas y se te permiten. Rellena los apartados necesarios y luego da clic en “Borrador” para que se guarden los cambios que hiciste.

Paso 4

Al guardar la información que modificaste, el sistema pasará a asignarte un número de documento. Luego de esto presiona en “enviar”.

Paso 5

Al finalizar el envío, dale clic a la opción de “Formalizar”; y con esto, el sistema generará una copia PDF del RUT actualizado, el cual se llamará “Certificado documento sin costo”, descárgalo.

Facturación electrónica de la DIAN

Otra de las actualizaciones que la DIAN puso a disposición del público con el fin de poder adaptarse a las necesidades tecnológicas actuales. Es la factura electrónica, que consiste en una nueva forma facturación que se genera, valida, expide, recibe, rechaza y guarda de forma electrónica. Este documento, posee la misma validez legal que su similar tradicional, y de igual forma funciona como un soporte y prueba de una transacción de venta de bienes y servicios.

La implantación de esta nueva documentación ha significado no sólo un avance tecnológico, sino también la simplificación de un proceso esencial en las ventas. Pero, también ha iniciado un proceso de adaptación para todas las empresas;  el cual se ha ido realizando de forma gradual. Al contrario de lo que mucho piensan, la aparición de esta nueva forma de facturación no pretende eliminar la tradicional.

Esta nueva medida se tomó con el fin de optimizar el proceso de facturación, como también para reducir los tiempos y aumentar la seguridad del proceso. Además de esto, la implementación de la factura electrónica representa una gran contribución en la preservación; ya que al dejar de usar facturas tradicionales, también se reduce el uso de papel. Durante este año 2020, este tipo de  transacción tomó más relevancia debido a la aparición del Covid-19 y las medidas de prevención del mismo.

Oficinas y contacto

A pesar de contar con un servicio online de 24 horas a través de su plataforma online. La DIAN, también posee una gran cantidad de oficinas a nivel nacional. A las cuales hay que acudir para la realización de algunas operaciones y trámites que no se pueden hacer desde su página web. En estas oficinas o puntos de atención, se trabaja en un horario determinado. El cual es de lunes a viernes desde las 08:00 am a 05:00 pm en una jornada corrida; y los sábados desde las 08:00 am a las 02:00 pm. Dentro su portal, DIAN tiene una lista con todas sus oficinas y los teléfonos de contacto de cada una, puedes acceder a ella a través de este enlace.

Las aduanas también tienen un horario de funcionamiento, de lunes a viernes desde las 06:00 am a las 08:00 pm. Y los sábados desde las 08:00 am hasta las 02:00 pm. La sede principal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales está en la siguiente ubicación: Bogotá, Nivel Central, carrera 8 Nº 6C – 38 Edificio San Agustín PBX (57+1) 607 99 99 PBX (57+1) 382 45 00 fax (57+1) 607 94 50 S.