QUIPUX: Gestión documental

El sistema Quipux; se crea partiendo de la necesidad de implementar un software que gestione la correspondencia interna, externa e interinstitucional de todas las instituciones públicas de Ecuador. Es por esto, que bajo el Acuerdo Ministerial Nº 718 emitido el día 13 de julio de 2011; expresa en su Artículo 1, la obligación que tienen todas las entidades de la Administración Publica Central Ejecutiva; a utilizar dicho sistema web.

En virtud de disminuir el tiempo de espera en la recepción de documentos físicos, emitido por estas instituciones. En este sentido, ahora se implanta este sistema de interconexión de manera que las instituciones públicas que no formen parte del conjunto de entidades de la Administración Publica Central; también puedan solicitar el ingreso al sistema bajo otros parámetros de acceso. Ingreso del cual hablaremos más adelante.

Ingreso al Quipux para entidades de Administración Publica Central

Estas múltiples instituciones, en virtud de la obligación adquirida bajo la presente Ley. Por consiguiente, están en el deber de solicitar en ingreso oportuno a dicho sistema; implementando consigo el Quipux para llevar las tareas diarias que son ejercidas en las instalaciones de sus oficinas. Si eres el personal responsable de solicitar este sistema de gestión, debes conocer los cuatros pasos fundamentales; para adentrarte al novedoso sistema de gestión Quipux.

A continuación, presta mucha atención a estos importantes pasos:

Primer paso: Solicitud de uso del sistema

Para ingresar al sistema; el presidente (a), su máxima autoridad o en su defecto, la cabeza representante de la institución deberá solicitar la implantación de Quipux; mediante un oficio dirigido al Subsecretario de Gobierno Electrónico en el menor tiempo posible. Dentro del oficio a enviar, este debe incluir una serie de datos tanto del organismo a inscribir; como personales.

Entre los datos de la empresa que este debe incluir están: Nombre de la institución, Ruc, Siglas, Número telefónico (Corporativo) y la dirección de las instalaciones físicas de la presente. Por otro lado, los datos personales que posteriormente debe aportar como Administrador Institucional; para solicitar dicho acceso serán: Nombres y Apellidos, Número de Cedula, Cargo, Correo electrónico, Numero Telefónico y extensión y por último, pero no menos importante, deberá ingresar su número celular personal.

Segundo Paso: Proceso de familiarización con Quipux

Una vez percibida su solicitud en la Subsecretaria de Gobierno; posteriormente,  este procederá a contactarlo y ofrecerle una capacitación virtual al Administrador Institucional. De este modo, lograr la familiarización entre el personal responsable a manipular dicho sistema y la funcionalidad del mismo. Este curso tendrá una duración de 12 horas de capacitación; en donde se explica cómo manejar el sistema de gestión y sus múltiples usos. Entre los puntos a tocar están: La bandeja de entrada, Bandeja de salida y como ejecutar la administración del sistema.

Paso tres: Crear una cuenta de administrador en ambiente capacitación

Para lograr un mejor desenvolvimiento, durante la capacitación. El administrador Operacional Quipux de la Subsecretaria de Gobierno Electrónico (Personal de instrucción). En este sentido, crea un portal durante el proceso de enseñanza en el cual se remite una planilla de seguimiento; enviada por correo electrónico para la parametrización respectiva.

El Administrador Institucional Quipux (AIQ), al recibir dicha planilla tiene un plazo de 7 días para realizar las actividades detalladas en ella. De esta manera, debe informar el cumplimiento de la misma para su revisión y aprobación respectiva. En caso de no cumplir y/o finalizar las actividades propuestas en este plazo, será suspendida la solicitud del AIQ para su proceso de implementación.

Paso cuatro: Confirmación de actividades

Para finalizar este proceso, se revisan las actividades realizadas por el AIQ y luego de aprobarlas; el personal idóneo procede a crear una cuenta de administrador en el ambiente “Producción”, cuenta que se parametrizar respectivamente.

Responsabilidades de un Administrador Institucional Quipux

Ser la máxima autoridad de una institución, conlleva múltiples compromisos. Es por esto, que ser Administrador Institucional Quipux también representa una gran responsabilidad; para esto es indispensables tener conocimiento de las obligaciones adquiridas. Entre ellas destacan las siguientes:

  • Deberá en todo momento, velar por el correcto y buen uso del sistema en la institución.
  • Está en la obligación de impartir la capacitación a sus usuarios internos.
  • Durante el proceso de instrucción, debe parametrizar el sistema en ambiente de capacitación y posteriormente modificarlo a ambiente producción.
  • Asimismo, una vez culminado el proceso, el Administrador se encarga de gestionar los usuarios internos.
  • También, realiza entrega de los respaldos de documentación pertenecientes a usuarios inactivos de su institución.
  • Se encarga de brindar soporte de primer nivel al personal de su organismo.
  • Difunde notificaciones en relación al sistema de gestión.
  • Ante cualquier inconveniente o dificultad que se presenten y no puedan ser resueltas mediante el soporte de primer nivel; debe contactar de manera inmediata al soporte técnico mediante el correo electrónico: soporte@gobiernoelectronico.gob.ec. De esta manera, se pondrán en contacto a la brevedad posible para resolver el conflicto.
  • Por último, este debe estar en constante aprendizaje. Puesto que, será el encargado de elaborar, aprobar y difundir; Tanto los procedimientos internos en relación a las operaciones Quipux, como facilitar documentación que respalde su correcto uso y gestión.

Implementación de sistema gestión de documentos en instituciones que no pertenecen a la Administración Pública Central.

Existen diversas instituciones que no forman parte de la Administración Publica Central, a lo largo del país. Pero, estas se encuentran interesadas en integrarse a la familia Quipux para gozar de sus múltiples beneficios. Es por esto, que el Gobierno ha autorizado el acceso a la plataforma mediante una serie condiciones según sea el interés de cada institución.

De tal modo que, si la institución desea implementar el sistema para gestionar sus documentaciones internos. En este sentido, se recomienda descargar el código del sistema en el portal de software público MINKA.

Por otro lado, de que el administrador representante desee implementar el programa para enviar y recibir información de otras instituciones; debe activar la cuenta Ciudadana con Firma Electrónica.

¿Ya eres parte de este sistema de gestión? ¿Aún no perteneces a la familia Quipux? ¿Qué esperas para contactarlo?